Entrevista
Carolina Ibarra: "Cuando las personas hacen exportaciones sin seguros, la Ley de Murphy aparece"
La gerenta insistió en que las personas y empresas deben buscar asesoría antes de realizar una exportación/importación para evitar documentos faltantes y costos inesperados.
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Carolina Ibarra, Gerenta General de una empresa que se dedica a la embarcación, inició su trayectoria laboral hace más de dos décadas. Comenzó como secretaria, y fue tomando distintos roles en la empresa, adquiriendo un conocimiento integral sobre su funcionamiento.
"Comencé desde abajo en la empresa donde trabajo actualmente", reveló Carolina. "Con el tiempo, se me presentaron oportunidades para crecer y aprender en distintos departamentos. Pasé por el área contable, Customer Service, operaciones y finalmente llegué al área comercial".
¿Cuál es el secreto para importar/exportar y no fracasar?
Por lo menos en base a mi experiencia, que el secreto radica en siempre decirle al cliente la verdad y no crear falsas expectativas. Es algo que inculcamos a los ejecutivos comerciales nuevos. Hay muchos que prometen cosas que no pueden cumplir, ya sea en términos de tiempo o de costos. Siempre es fundamental ir con la verdad y orientar al cliente, brindándole consejos y tips. La característica distintiva de nuestra empresa es que no solo nos enfocamos en vender, sino también en asesorar.
Recuerdo un ejemplo reciente en una feria, un cliente nuevo se acercó, él es un importador que estaba buscando servicios de embarque. Lo invité a conversar y resulta que importaba desde China. Durante nuestra conversación, le sugerí considerar embarcar en un tipo específico de contenedor, lo cual no había considerado antes. Esa recomendación le permitirá optimizar costos. Me miró sorprendido y me dijo que llevaba años importando con otro embarcador y nunca le habían dado ese tipo de consejo. Asesorar al cliente implica ofrecer alternativas y mostrarle que hay más de una forma de hacer las cosas, lo que puede ayudarles a ahorrar y optimizar sus operaciones.
También hay que considerar, que manejar las múltiples variables que pueden surgir en el proceso de importación/exportación es todo un desafío. Es fundamental mantenerse informado a través de diversas plataformas y canales. Nosotros nos mantenemos al tanto de lo que sucede en el mundo a través de muchas fuentes de información, para luego compartir esa información con nuestros clientes. Esto les permite estar preparados para cualquier eventualidad y planificar sus operaciones futuras de manera más efectiva.
¿Cómo es trabajar en un rubro donde el factor de azar puede golpear fuerte en cualquier momento?
Por ese lado, para mí es súper entretenido ya, porque en el fondo aprendes todos los días algo nuevo y distinto. No es como el típico trabajo, sin desmerecer ningún trabajo, obviamente, que a lo mejor es siempre igual y muy rutinario. Aquí, todos los días es algo nuevo. Llegas a trabajar a las 8 de la mañana pensando que vas a tener una cierta estructura en tu día, pero a las 9 todo puede cambiar porque todo es muy ágil, todo va cambiando dependiendo de las condiciones y necesidades del cliente.
Recuerdo que tiempo atrás, nos tocó enfrentar una "avería gruesa". Tuvimos que explicarle a los clientes todo lo que significaba esta situación: que su carga no llegaría a tiempo, que el barco estaba varado y que teníamos que activar seguros y gestionar una serie de documentos con los que no estábamos familiarizados ni nosotros ni el cliente.
Desde que un cliente decide importar algo, por ejemplo, desde China ¿Cómo es el proceso?
Primero que todo, es crucial tener contacto con el proveedor adecuado. En China, hay proveedores de todo tipo y hemos escuchado historias de clientes que han sido estafados, enviaron dinero y nunca recibieron la carga. Por eso, lo más importante en el caso de China es elegir un proveedor en el que puedas confiar, eso es fundamental. Luego, una vez que tienes ese proveedor confiable, puedes comenzar a revisar los costos y determinar las necesidades del cliente en cuanto a cantidades y tipo de envío, ya sea carga aérea, marítima, LCL o consolidado. A partir de ahí, podemos orientar al cliente y ofrecerle una tarifa que se ajuste a sus necesidades y sea cómoda para su negocio.
Muchas veces los clientes no tienen claro qué es exactamente lo que necesitan. Cuando comenzamos a hacer preguntas, descubren que les falta información. Entonces, les pedimos que consulten con su proveedor para obtener todos los detalles necesarios, ya que eso nos permitirá armar una tarifa adecuada. Además, les ofrecemos opciones de navegación y les hablamos sobre la importancia de contar con un seguro de carga para evitar contratiempos. También les ofrecemos servicios terrestres si lo necesitan para transportar la carga desde el puerto hasta su bodega.
Una vez que el cliente acepta la tarifa, comenzamos a trabajar en los detalles específicos de su carga. Operamos desde que se cierra el negocio con el cliente hasta que se entrega la carga al cliente final, asegurándonos de brindar un servicio completo y de alta calidad en todo momento.
¿Es común que los clientes confíen en la suerte y no compren seguros?
Es super frecuente. Siempre la Ley de Murphy hace su aparición y algo pasa. Lo más común son los robos. Hay mucha carga que es susceptible al robo, y en la logística hay muchos pasos antes de llegar a la bodega final, con muchos intermediarios de por medio.
Por eso el robo es una preocupación constante. Hace poco hubo un caso en donde a una persona le robaron un contenedor completo desde el puerto acá en Chile. Imagínate, activar el seguro fue un alivio para el cliente, ya que pudieron recuperar parte de lo perdido.
¿Cuál es la mayor dificultad que enfrentan al manejar carga peligrosa?
Para nosotros, a veces la mayor complicación radica en que el cliente no cuenta con la documentación adecuada para el embarque y no comprende bien cómo funciona el proceso. No sabe dónde obtener esa documentación y, en muchos casos, ni siquiera los proveedores están al tanto. Como resultado, terminan recurriendo a empresas externas para obtener los documentos necesarios, lo que implica un costo adicional que no tenían contemplado. Entonces, en nuestro caso, el tema documental es lo más complicado en ese aspecto.
¿Cómo afecta la tramitación aduanera en este proceso?
Imagínate, puedes tener todo listo para embarcar y cerrar el negocio, pero ¿qué pasa después si no puedes retirar la carga porque te falta un documento? Hay casos en que los clientes se dan cuenta tarde de que les falta algún documento necesario para retirar la carga en el puerto. Entonces, la carga termina acumulando costos adicionales de almacenaje mientras se consigue el documento faltante. Es algo que ha sucedido en más de una ocasión.
Usted que trabaja con movimiento de cargas, ¿Cómo encuentra que está Chile, en cuanto al rubro portuario?
Yo creo que todavía en los puertos, a pesar de que han ido creciendo en el tiempo, falta inversión. Recientemente tuvimos problemas con el escáner y con las grúas. Además, los terminales portuarios enfrentan constantes problemas en las negociaciones colectivas con el personal. En ese aspecto, claramente se necesita un cambio.
Pensando específicamente en el tema con Perú y el Megapuerto de Chancay, creo que en ciertos aspectos estamos quedando un poco rezagados. Como país, se supone que estamos a la vanguardia en muchas cosas, pero al compararnos con nuestro país vecino, vemos ciertas situaciones que nos hacen cuestionar. Por ejemplo, en los trámites de nacionalización, tengo una oficina en Perú y puedo decir que allá los procesos son mucho más lentos que aquí.
Hace unos años estábamos muy adelantados en comparación con Perú, pero ahora vemos que ellos tienen un mega puerto con una estructura extraordinaria. Entonces, nos preguntamos qué está pasando aquí, y porque no es en Chile donde se construye el megapuerto.
